Personvernerklæring for rekruttering med Teamtailor
Tjenesten for håndtering av rekruttering og forenkling av ansettelsesprosessen leveres av Teamtailor på vegne av Mesta og RIAS (behandlingsansvarlig.). Det er viktig at personene som bruker tjenesten (brukere) føler seg trygge med og er informert om hvordan vi håndterer brukernes personopplysninger i rekrutteringsprosessen. Vi tilstreber å opprettholde høyest mulig standard for beskyttelse av personopplysninger. Vi behandler, administrerer, bruker og beskytter brukernes personopplysninger i samsvar med denne personvernerklæringen.
1. Generelt
Vi er behandlingsansvarlig i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Brukernes personopplysninger behandles med det formål å administrere og tilrettelegge rekruttering av medarbeidere til selskapet vårt.
2. Innhenting av personopplysninger
Vi er ansvarlige for behandling av personopplysninger som brukerne oppgir til tjenesten, eller for personopplysninger som vi på annet vis innhenter i tilknytning til tjenesten.
Tidspunkter og metoder for innhenting av personopplysninger
Vi innhenter personopplysninger om brukere fra brukerne når de;
- registrerer en søknad gjennom tjenesten eller på andre måter og samtidig tilfører personopplysninger om seg selv enten personlig eller ved hjelp av en tredjepartskilde som Facebook eller LinkedIn; og
- bruker tjenesten til å komme i kontakt med personalet vårt og samtidig tilfører personopplysninger om seg selv enten personlig eller ved hjelp av en tredjepartskilde som Facebook eller LinkedIn.
- oppgir identifiserbare opplysninger i chatten (oppgitt gjennom nettstedet som bruker tjenesten), der slike opplysninger er relevante for søknadsprosedyren;
Vi innhenter opplysninger fra tredjeparter som Facebook, LinkedIn og gjennom andre offentlige kilder. Dette henvises til som «sourcing» og kan utføres manuelt av våre medarbeidere eller automatisk i tjenesten.
I noen tilfeller kan nåværende medarbeidere gi anbefalinger om potensielle søkere. Slike medarbeidere vil tilføre personopplysninger om slike potensielle søkere. Dersom dette gjøres, anses den potensielle søkeren som en bruker i henhold til denne personvernerklæringen og vil bli informert om behandlingen.
Type personopplysninger som innhentes og behandles
Kategoriene av personopplysninger som kan innhentes gjennom tjenesten, kan brukes til å identifisere fysiske personer via navn, e-postadresser, bilder og videoer, informasjon fra Facebook- og LinkedIn-kontoer, svar på spørsmål som stilles gjennom rekruttering, titler, utdannelse og annen informasjon som brukeren eller andre har oppgitt gjennom tjenesten. Kun opplysninger som er relevante for rekrutteringsprosessen blir innhentet og behandlet.
Formål og lovlighet av behandling
Formålet med innhenting og behandling av personopplysninger er å administrere rekruttering. Lovligheten av behandling av personopplysninger er vår legitime interesse for å forenkle og tilrettelegge for rekruttering.
Personopplysninger som behandles med den hensikt å aggregere analyser eller markedsundersøkelser gjøres alltid uidentifiserbar. Slike personopplysninger kan ikke brukes til å identifisere en bestemt bruker. Slike opplysninger anses derfor ikke som personopplysninger.
Den registrertes samtykke
Brukeren samtykker til behandling av vedkommendes personopplysninger i tilknytning til den behandlingsansvarliges håndtering av rekruttering. Brukeren samtykker til at personopplysninger innhentes gjennom tjenesten når brukere;
- registrerer en søknad gjennom tjenesten og samtidig tilfører personopplysninger om seg selv enten personlig eller ved hjelp av tredjepartskilder som Facebook eller LinkedIn, og den behandlingsansvarlige kan bruke eksterne sourcing-verktøy til å tilføre tilleggsinformasjon; og
- når de bruker tjenesten til å koble seg til den behandlingsansvarliges rekrutteringsavdeling og samtidig tilfører personopplysninger om seg selv enten personlig eller ved hjelp av tredjepartskilder som Facebook eller LinkedIn.
Brukeren samtykker også til at den behandlingsansvarlige innhenter offentlig tilgjengelig informasjon om brukeren og setter dem sammen til bruk i rekrutteringsformål.
Brukeren samtykker til at personopplysninger innhentes i samsvar med det ovenstående a) og b) vil bli behandlet i henhold til avsnittene «Lagring og overføring» og «Tidsperiode for behandling av personopplysninger» under.
Brukeren har når som helst rett til å trekke tilbake vedkommendes samtykke ved å kontakte behandlingsansvarlig ved hjelp av kontaktinformasjonen angitt i avsnitt 9. Bruk av denne rettigheten kan imidlertid medføre at brukeren ikke kan søke på en bestemt stilling eller på annen måte bruke tjenesten.
Lagring og overføring
Personopplysningene som innhentes gjennom tjenesten lagres og behandles i EU/EØS, tredjeland som EU-kommisjonen anser å ha tilstrekkelig grad av beskyttelse, eller behandles av leverandører som har inngått bindende avtaler som i sin helhet samsvarer med lovligheten av overføring til tredjeland (for eksempel Privacy Shield) eller til andre leverandører der tilstrekkelige beskyttelsestiltak er på plass for å beskytte rettighetene til den registrerte hvis opplysninger blir overført. Hvis du vil ha dokumentasjon om slike tilstrekkelige beskyttelsestiltak, kan du kontakte oss via kontaktinformasjonen oppført i avsnitt 9.
Tidsperiode for behandling av personopplysninger
Hvis en bruker ikke skriftlig motsier behandling av vedkommendes personopplysninger, vil personopplysningene bli lagret og behandlet i 18 måneder etter at søknad er mottatt, for rekrutteringsformål. Merk at en søker (bruker) kan være interessant for fremtidig rekruttering, og at vi av denne grunn kan lagre brukerens personopplysninger til de ikke lengre er verdifulle for potensiell rekruttering. Hvis du som bruker ikke ønsker at personopplysningene dine behandles til dette formål (fremtidig rekruttering), kan du kontakte oss via kontaktinformasjonen i avsnitt 9.
3. Brukeres rettigheter
Brukere har rett til å be om informasjon om personopplysningene som behandles av oss, ved å varsle oss skriftlig via kontaktinformasjonen i avsnitt 9.
Brukere har om nødvendig rett til å rette feilaktige personopplysninger om brukeren selv gjennom en skriftlig forespørsel, ved hjelp av kontaktinformasjonen i avsnitt 9.
Brukeren har rett til å kreve sletting eller begrense behandling, og rett til å motsi behandling på grunnlag av legitime interessert under visse forhold.
Brukeren har rett til å trekke tilbake eventuelt samtykke til behandling som brukeren har gitt til den behandlingsansvarlige. Bruk av denne retten kan imidlertid medføre at brukeren ikke kan søke på bestemte stillinger eller på annen måte bruke tjenesten.
Brukeren har under visse forhold rett til dataportabilitet, som innebærer rett til å få oppgitt personopplysningene og overføre disse til en annen behandlingsansvarlig så lenge dette ikke har negativ innvirkning på andres rettigheter og friheter.
Brukeren har rett til å registrere en klage til tilsynsmyndigheten angående behandling av personopplysninger knyttet til vedkommende, hvis brukeren anser behandlingen av personopplysninger som brudd på det juridiske rammeverket av personvernlovgivningen.
4. Sikkerhet
Vi prioriterer personlig integritet og jobber derfor aktivt for at personopplysningene til brukerne behandles med største forsiktighet. Vi iverksetter de tiltak som med rimelighet kan forventes å sikre at personopplysningene til brukerne og andre blir behandlet sikkert og i samsvar med denne personvernerklæringen og GDPR-forordningen.
Overføring av informasjon over Internett og mobile nettverk kan imidlertid aldri gjøres uten risiko, og derfor gjøres all overføring på egen risiko for personen som overfører opplysningene. Det er viktig at brukeren også tar ansvar for å sikre at opplysningene deres blir beskyttet. Brukeren er ansvarlig for at påloggingsinformasjonen holdes hemmelig.
5. Overføring av personopplysninger til tredjeparter
Vi vil ikke selge eller på annen måte overføre brukernes personopplysninger til tredjeparter.
Vi kan overføre brukeres personopplysninger til;
- våre entreprenører og underleverandører, som fremtrer som våre behandlere og underbehandlere i samsvar med våre instruksjoner, for levering av tjenesten;
- myndigheter eller juridiske rådgivere ved mistanke om kriminell eller utilbørlig opptreden; og
- myndigheter, juridiske rådgivere eller andre aktører hvis det kreves av oss i henhold til loven eller pålegg fra myndigheter.
Vi vil kun overføre brukeres personopplysninger til tredjeparter som vi har tillit til. Vi velger nøye ut partnere for å sikre at brukernes personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende personvernlovgivning. Vi samarbeider med følgende kategorier for behandlere av personopplysninger; Teamtailor, som leverer tjenesten, serveren og vertsselskaper, selskaper for e-posthenvisning, Assessio som er leverandør av arbeidspsykologiske tester, Semac som er leverandør av bakgrunnsjekk, selskaper som behandler video, selskaper som samler informasjon (sourcing), analytiske tjenesteselskaper og andre selskaper knyttet til levering av tjenesten.
6. Aggregerte opplysninger (ikke-identifiserbare personopplysninger)
Vi kan dele aggregerte opplysninger til tredjeparter. De aggregerte opplysningene har i slike tilfeller blitt sammensatt fra informasjon som har blitt innhentet gjennom tjenesten, og kan for eksempel bestå av statistikk over Internett-aktivitet eller geologisk plassering for bruk av tjenesten. Aggregerte opplysninger inneholder ikke noen informasjon som kan brukes til å identifisere enkeltpersoner og er dermed ikke personopplysninger.
7. Informasjonskapsler
Når brukere bruker tjenesten, kan informasjon om bruken blir lagret som informasjonskapsler. Informasjonskapsler er passive tekstfiler som lagres i nettleseren på brukerens enhet, for eksempel datamaskin, mobiltelefon eller nettbrett, ved bruk av tjenesten. Vi bruker informasjonskapsler til å bedre brukernes bruk av tjenesten og for å innhente informasjon som for eksempel statistikk om bruk av tjenesten. Dette gjøres for å sikre, opprettholde og forbedre tjenesten. Informasjonen som innhentes gjennom informasjonskapsler kan i noen tilfeller være personopplysninger som i slike tilfeller reguleres av erklæringen om informasjonskapsler.
Brukere kan når som helst deaktivere bruk av informasjonskapsler ved å endre lokale innstillinger i sine enheter. Deaktivering av informasjonskapsler kan påvirke opplevelsen med tjenesten.
8. Endringer
Vi har alltid rett til å gjøre endringer ved eller supplere personvernerklæringen. Siste versjon av personvernerklæringen vil alltid være tilgjengelig gjennom tjenesten. En ny versjon anses som formidlet til brukeren når brukeren enten har mottatt en e-post som informerer brukeren om den nye versjonen (ved hjelp av e-postadressen oppgitt av brukeren i tilknytning til bruk av tjenesten), eller når brukeren på annen måte blir informert om den nye personvernerklæringen.
9. Kontakt
For spørsmål, ytterligere informasjon om håndtering av personopplysninger eller for å kontakte oss på andre måter, kan du kontakte oss på rekruttering@mesta.no.